In deze blog bespreken we de zes meest voorkomende inkoopdoelstellingen.
Laten we bij het begin beginnen: wat is inkopen? We kunnen inkopen omschrijven als ‘het aanschaffen van materialen, grondstoffen en goederen voor je organisatie’. Het is in principe alles waar een factuur tegenover staat.
Inkoopdoelstellingen kan je omschrijven als doelstellingen die zijn afgeleid van de doelen van een organisatie. Deze kunnen zich bijvoorbeeld richten op onder andere het verlagen van de kosten en risico’s, maar ook op het verhogen van duurzaamheid en productkwaliteit.
Doel 1. Een duurzaam en breed assortiment.
We trappen direct af met de in onze ogen belangrijkste inkoopdoelstelling, namelijk: verduurzamen. Verduurzamen staat kortweg voor ‘het milieu weinig belastend’ Het verduurzamen van organisatie en assortiment is belangrijk in de huidige samenleving. Met verduurzamen wordt innovatie gestimuleerd, kunnen we kosten verlagen en brengen we onze aarde niet nog meer in gevaar.
Doel 2. Kosten besparen door centrale inkoop.
Een andere inkoopdoelstelling is het besparen van kosten door middel van centrale inkoop. Bij centrale inkoop wordt het interne inkoopproces geborgd in software en neergelegd bij geselecteerde leveranciers. Een voordeel hiervan is dat het inkopen gestructureerd blijft. Een ander groot voordeel is dat als je inkoopvolumes bundelt, je je onderhandelingspositie verstevigt. Dit leidt op zijn beurt weer tot betere inkoopcondities.
Doel 3. Het inkoopproces digitaliseren.
Hoe beter en slimmer je inkoopt, hoe beter de inkoopresultaten. Daarom is het vereenvoudigen van het inkoopproces een belangrijke inkoopdoelstelling. Je inkoopproces vereenvoudigen kan op verschillende manieren. Je kunt er bijvoorbeeld voor zorgen dat je inkoopafdeling digitaal kan bestellen. Dit scheelt een hoop papierwerk. Daarnaast is digitaal factureren ook een pre voor het vereenvoudigen van je inkoopproces. Weg met alle bonnetjes en de papieren administratie!
Doel 4. Realtime inzicht in de inkoopuitgaven.
Een ander belangrijke inkoopdoelstelling is het inzicht verkrijgen in je inkoopuitgaven. Dit kan door middel van realtime dashboards, ook wel spend analyses genoemd. Een spendanalyse is eigenlijk niets minder dan een uitdraai van al je orders en facturen. Deze overzichten wijs je dan toe aan (geautomatiseerd) toe aan inkoopcategorieën, en op basis van die categorieën kan je inzichtelijk maken hoeveel geld je aan een bepaalde leverancier of categorie uitgeeft.
Doel 5. Moeiteloos bestellen voor collega’s.
Een ander belangrijke inkoopdoelstelling is het bestelproces zelf. Je wilt dat bestellen zo makkelijk mogelijk gaat voor je collega’s, zodat er geen vraagrun ontstaat. Dat betekent dus geen onduidelijkheden tijdens het bestelproces, maar simpele en duidelijke stappen. Het bestelproces zelf is een belangrijke inkoopdoelstelling. Namelijk hoe minder stappen je in je bestelproces hebt, hoe kleiner de kans op dat collega’s afhaken.
Doel 6. Het voorkomen van maverick buying.
De laatste – maar evenzo belangrijke – inkoopdoelstelling is het voorkomen van maverick buying. Dit worden ook wel inkopen genoemd die buiten de raamovereenkomst en gemaakte afspraken worden gedaan. Met een raamovereenkomst – gericht op geselecteerde leveranciers – voorkom je maverick buying, ofwel dat je voor één product(categorie) misschien wel twintig leveranciers hebt.
Benoem je eigen inkoopdoelstellingen.
Met bovenstaande inkoopdoelstellingen kun je een hoop kosten en risico’s besparen. Daarnaast brengen ze bepaalde zaken zoals duurzaamheid en kwaliteit in kaart. Benoem daarom altijd je eigen inkoopdoelstellingen en bepaal aan de hand hiervan of jouw leverancier hieraan voldoet. Wil je meer weten over het centraal inkopen van promotionele producten, themapakketten en gifts? Op onze website www.premiumid.com vind je hierover meer informatie. Onze partners adviseren je vervolgens graag!